Nuovo sistema di condivisione documenti su Google Docs

Nuovo aggiornamento per Google Docs. Recentemente la compagnia di Mountain View ha modificato un importante caratteristica della propria piattaforma di condivisione documenti. Da oggi chi apre un documento ha maggior potere e un migliore controllo sulla condivisione del documento stesso.

Gli utenti di Google Docs adesso hanno tre opzioni di condivisione per ogni documento. Gli status possono essere: privato, pubblico sul web e accessibile da ogni utente. Vedi immagine.

Sulla prima opzione c’è poco da aggiungere: scegliendo lo status “privato” il documento rimane accessibile solo ed esclusivamente all’autore/proprietario e agli utenti (con un account google) che sono stati autorizzati all’accesso – ed eventualmente alla collaborazione.

L’opzione “pubblico sul web”, invece, permette a chiunque di trovare e aver accesso al documento. Se vuole, l’utente può rendere pubblica la URL del suo documento – magari linkandola in una pagina web; così facendo, non solo rende il documento pubblico e accessibile ma fa anche in modo che questo venga indicizzato dai motori di ricerca.

La terza opzione permette agli altri utenti di visualizzare il documento solo nel caso in cui conoscano la sua URL. Ossia possono accedervi tutti, a patto di avere il link diretto al documento (permalink). Ovviamente questo è possibile se è il proprietario stesso a comunicarlo tramite email, instant messenger, ecc.

Tutti i documenti, ad ogni modo, nel momento in cui vengono creati possiedono lo status di “privato” per default. Ossia all’inizio, finché non ne cambia lo status, il proprietario è l’unico a poter vedere e lavorare sul documento. L'utente, comunque, può modificare in qualsiasi momento lo status del documento condiviso. 

Lo status di visibilità/condivisione di un documento appare accanto al suo titolo nella schermata principale (la pagina in cui è presente la lista completa dei file aperti). Le modifiche possono essere effettuate sia da qui, che dalla schermata del documento stesso. Cliccando sullo status di visibilità si può vedere chi sono gli altri utenti ad avere accesso al documento ed eventualmente cambiare le impostazioni, magari rifacendo diventare completamente privato il documento, eliminando solo qualche utente dalla condivisione o rendendolo pubblico a tutti. Se si agisce dalla pagina principale, mettendo il segno di spunta accanto ad ogni singolo documento è possibile effettuare delle modifiche in blocco su più file. Inoltre d’ora in poi l’utente sarà in grado di agire sulla URL direttamente, in modo da modificare il permalink e avere un maggiore controllo su chi ha accesso al documento.

Questa nuovo terzetto di status, comunque, non è ancora disponibile per tutti i paesi e per tutti gli utenti. Chi scrive ha provato a testare la nuova funzione con il proprio account ma ha avuto riscontri negativi. Ciò nonostante, è prevedibile che presto ci sarà un allineamento tra le funzioni di tutti gli account.

Le motivazioni che hanno spinto Google ad apportare queste modifiche al servizio possono essere diverse. Non sono note, né pubbliche, ma si possono fare delle supposizioni. Va detto, cioè, che da qualche giorno la competizione in questo campo si è fatta interessante. Google Docs ha un nuovo concorrente di peso: Microsoft. La compagnia di Gates, infatti, ha da pochissimo messo online il suo servizio gratuito di condivisione documenti, una specie di versione Saas (Software as a Service) di Office, denominata “Office Web Apps” e gestibile tramite browser. Il che significa che sin da subito è disponibile per Windows, Mac e per tutti quei sistemi basati su Linux dove gira un browser Firefox, Internet Explorer o Safari.